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--- skb:technikundlogistik [2024/10/07 15:27] – skb-marketing
+++ skb:technikundlogistik [2024/11/18 14:59] (aktuell) – skb-tul
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 Daher sind 5l Glühwein und Kinderpunsch ausreichen.
 Lebkuchen nach Bauchgefühl.
+===Bestellungen für die Messe===
+Sämtliche Mengen sind im Excel-Tool („Sammlung_Bestellisten“) hinterlegt. Diese bitte jedes Jahr pflegen und neue Lieferanten mit Kontakt hinterlegen.
+==Essen und Getränke==
+==Getränke==
+Brauhaus Landshut, die Messe ist vertraglich ans Brauhaus gebunden, daher gibt es dort keine Alternative. Frage beim Brauhaus nach der aktuellen Preis- und Angebotsliste an.
+Von Ihnen benötigen wir nicht nur Getränke, sondern auch Biertische, Kühlanhänger etc.
+==Essen==
+Catering: Für das Mittagessen der Aussteller und mitwirkenden Studenten, ist es notwendig dir mindestens von zwei am besten vier Caterern ein Angebot geben zu lassen.
+Achte beim Anschreiben auf Datum und eine ungefähre Angabe der Portionen, sowie die Variationen der Essen. Jeweils Zwei Fleisch, Vegetarische Gerichte und gegeben falls nach einer Salat Variante. Bei einem langen Messetag müssen es nicht unbedingt deftige Gerichte sein, die nur schwer im Magen liegen.
+Café Lounge: Um das passende Frühstück oder nachmittags für eine Süßspeise sollte gesorgt werden. Dabei ist einer der wichtigsten Ansprechpartner der Mensaleiter. Von Ihm beziehen wir nicht nur Belegte Semmeln oder Croissants, sondern auch Kaffeebehälter, Servierwägen etc.
+Vergewissere dich die Inventurliste zu pflegen und jegliche Artikel im Keller in den Boxen „Café Lounge“ aufzufüllen welche zur Neige gehen.
+Mobiliar
+Sommerer erstmalig anfragen und genaue Bestellung erfolgt dann über die fertigen Buchungen. Immer etwas Puffer einplanen. Nicht nach genauer Bestellanzahl von Ausstellern orientieren, sondern nach Platz von Artikel auf Paletten. Am Tag der Messe gibt es dann immer noch Nachbestellungen, welche durch einen kleinen Puffer an Mobiliar aufgefangen werden können.
+Hochschule
+Die Hochschule stellt uns mehrere Arten von Möbel, wenn man die Hausmeister nett darum fragt. Wichtig hierbei ist die Absprache mit Susann! Da wir die Gegenstände offiziell von ihnen zum Mietpreis abnehmen müssten.
+===Vorbereitung vor der Messe===
+In der Woche
+Lieferantenliste
+Vergewissere dich das jeder Lieferant über die Termine bescheid weiß und erstelle eine Liste, wann welcher Lieferant anliefert bzw. seine Waren wieder abholt.
+Großeinkauf
+Gehe zeitgemäß ein paar Tage im Vorfeld für die Messe einkaufen. Nimm dir dazu die Inventarliste Café Lounge zur Hilfe, um die Punkte abhacken zu können.
+Logistik Vorbereitung
+Organisiere dir ein paar Helfer und richte alles im Büro und im Keller so her, dass die Gegenstände am Vortag mit einem Sprinter abgeholt werden können.
+===Am Vortag===
+Transport Büro Keller
+Wichtig hier ist es eine Vertrauenswürdige Person zu finden, welche freiwillig Fahrten in einem gemieteten Sprinter von der Hochschule zur Sparkassen Arena übernimmt. Hiermit werden sämtliche Utensilien der Hochschule, aus dem Büro und dem Keller transportiert. Lasse diesen Sprinter von dieser Person in der Früh holen. Du selbst wirst in der Sparkassen Arena gebraucht.
+Aufbau
+Bevor sich die Studis zum Verteilen aufmachen, mache von jedem Trolli und Palette vom Zulieferer Fotos, dies dient der Unterscheidung der vielen verschiedenen Mobiliare und hilft dir beim Abbau, diese wieder richtig einzuordnen.
+Bilde mit den Studis Zweier Gruppen und teile ihnen dann die Inventar Listen aus. Überlege dir im vorherein, wie du wen für was einsetzt.
+Am besten fängst du an die Stühle und Tische zu verteilen, diese sind alle von der SparkassenArena. Achte bei der Verteilung der Stehtische, diese nach Gängen/Gebieten auszugeben. Das gleiche gilt auch für die Hussen sowie für die Barhocker.
+===Caterer===
+Frage beim Caterer an sich mit dir am Vortag zu treffen und den Ablaufplan vor Ort durchzusprechen. Wo was wie stehen wird, wie die Leute zum Essen gelangen, Stauraum etc.
+Markiere dabei die Essensvarianten am besten oberhalb der jeweiligen Ausgabebereiche.
+===Am Tag===
+==Café Lounge==
+Kaffee kochen! Du bist die erste Person auf der Messe! Deine allererste Amtshandlung ist es die Kaffeemaschinen einzuschalten und die erste Ladung Kaffee zu kochen!
+==Servierwägen==
+Gestaltung: Mach dir einen Plan wie du die Servierwägen gestalten möchtest, diese sollten funktional (genug Platz für frische/alte Tassen, Medium/Still Wasser, Kaffee, Milchvarianten, Becher für Marken und Speisen beinhalten) sowie optisch ansprechend. Bestücke diese, so dass der Kunde sehen kann, was es für eine Auswahl gibt, gestalte Markierungen damit auch die Bedienungen sehen was wo liegt.
+Angebotsswitch: Beachte die Frühstückszeiten und lasse danach das Sortiment umräumen, genauso wie dann zum Nachmittag hin mit Süßspeisen.
+Tassen: Ganz wichtig ist zu erwähnen das wir keine Möglichkeit haben die Tassen zu reinigen und es auch zur Liebe der Umwelt nicht machen möchten, daher sind die Aussteller darauf hinzuweisen die Tassen den ganzen Tag über zu benutzen.
+Bereiche: Gebe den Unterschiedlichen Servierwägen ihre Strecke vor! Leider hat das in Eigenständigkeit noch nie funktioniert, dass diese sich selbst aufteilen.
+==Afterparty==
+Nach offiziellem Messeende bieten wir den Vertretern der Firmen eine Afterparty an. Dies dient zum connecten und zum Ausklingeln lassen. Dabei wird eine halbe stunde vor Messeende die Café Lounge zur Afterparty umgebaut. Sämtliche Stehtische werden durch Bierbänke aus dem Catering Bereich ersetzt. Der Getränkeausschank muss dafür sein Sortiment mit Bier und anderen Softgetränken aus dem Kühlanhänger bestücken.
+Falls möglich kreiere zwei verschiedene Getränkelisten, eine für den Standardausschank und für die Afterparty. Musik ist auch nicht verkehrt. Rede mit den Technikern der Sparkassen Arena, ob man Musik abspielen kann.
+Frage bei den Studentenvereinen im vorherein an ob diese zur Afterparty ihre Beerpongtische dort aufbauen könnten.
+==Müll entsorgen==
+Schnappe dir in ruhigen Minuten drei Studenten, entweder von den Servierwägen oder der Café Lounge, bewaffne sie mit Handschuhen Müllbeuteln und einem Wagen und lasse sie die Mülleimer wechseln. Am besten einmal gegen Mittag, während dem Mittagsessen (kurz vor oder nach Schichtwechsel der Servierwägen) und einmal kurz vor dem Abbau.
+Unsere Gäste, sowie Aussteller lassen gerne alles stehen und liegen und dabei quillen die Mülleimer gerne über.
+Abbau
+Zum Abbau ist es nützlich sich die gleichen Studis zu holen, welche auch beim Aufbau mit dabei waren. Diese wissen wie der Hase läuft, wo welche Tische und Stühle hinmüssen und besonders welches Mobiliar vom Zulieferer auf welche Palette und wie geladen werden muss.
+Bei letzterem ist zu beachten, die gemachten Bilder an die Paletten zu kleben sowie in die WhatsApp Gruppen zu verschicken. Besonders beachtet müssen dabei die Hussen werden, da welche von der Hochschule, Sparkassen Arena und Sommerer bezogen werden. Zur Unterscheidung hilft dabei einmal die Farbe der Stoffe und die Fußpolster, welche bei allen unterschiedlich sind.
+Tische sind immer 15 Stück/Wagen, Stühle 16 Stück/Stapel,
+Stehtische Granitplatte-X-Beine 6 Stück/Wagen.
+Transport zur Hochschule
+Da dann doch viel Zeug wieder zurück muss, beauftrage ein Team von 4 Leuten die erste Fahrt durchzuführen. Am besten gleich alles, was in den Keller muss. Die restlichen Sachen kannst du derweil auch im Büro verstauen, für dieses haben wir auch einen 24h Zugang.
+Der Sprinter muss je nach Mietung am Abend oder nächsten Tag wieder zurück gebracht werden.
+==Am nächsten Tag==
+Restliche Utensilien zusammen sammeln, welche am Vortag noch über geblieben sind. Helfer putzen auch mal nicht ordentlich die Verkaufstresen, daher schau das du noch Putzmittel zum Reinigen hast.
+Plane dir dafür am besten 3-4 Studenten ein, die dir dabei ca. 3h zur Verfügung stehen.
+Dankfeier für die Helfer
+Nach den abgegebenen Präsentationen und der geglückten Messe, wollen wir uns bei den ganzen Helfern bedanken. Dies machen wir in der Regel mit einem Dankesgrillen. Dabei wieder Fleisch, Gemüse, Getränke etc. einkaufen, eine vorab Umfrage über WhatsApp helfen dir dabei eine ungefähre Teilnehmeranzahl herauszufinden.
+Grill bekommst du von der STUV und für den Strom einmal beim Gebäudemanagement anfragen.
+Dieser Leitfaden darf und soll von jedem Leiter der Technik und Logistik, um hilfreiche Tipps und Tricks erweitert werden!