Unterschiede

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--- skb:technikundlogistik [2024/10/07 15:29] – skb-marketing
+++ skb:technikundlogistik [2024/11/18 14:59] (aktuell) – skb-tul
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 ===Bestellungen für die Messe===
-Sämtliche Mengen sind im Excel-Tool („XXX“) hinterlegt. Diese bitte jedes Jahr pflegen und neue Lieferanten mit Kontakt hinterlegen.
+Sämtliche Mengen sind im Excel-Tool („Sammlung_Bestellisten“) hinterlegt. Diese bitte jedes Jahr pflegen und neue Lieferanten mit Kontakt hinterlegen.
 ==Essen und Getränke==
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 Die Hochschule stellt uns mehrere Arten von Möbel, wenn man die Hausmeister nett darum fragt. Wichtig hierbei ist die Absprache mit Susann! Da wir die Gegenstände offiziell von ihnen zum Mietpreis abnehmen müssten.
-Vorbereitung vor der Messe
+===Vorbereitung vor der Messe===
 In der Woche
 Lieferantenliste
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 Organisiere dir ein paar Helfer und richte alles im Büro und im Keller so her, dass die Gegenstände am Vortag mit einem Sprinter abgeholt werden können.
-Am Vortag
+===Am Vortag===
 Transport Büro Keller
 Wichtig hier ist es eine Vertrauenswürdige Person zu finden, welche freiwillig Fahrten in einem gemieteten Sprinter von der Hochschule zur Sparkassen Arena übernimmt. Hiermit werden sämtliche Utensilien der Hochschule, aus dem Büro und dem Keller transportiert. Lasse diesen Sprinter von dieser Person in der Früh holen. Du selbst wirst in der Sparkassen Arena gebraucht.
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 Am besten fängst du an die Stühle und Tische zu verteilen, diese sind alle von der SparkassenArena. Achte bei der Verteilung der Stehtische, diese nach Gängen/Gebieten auszugeben. Das gleiche gilt auch für die Hussen sowie für die Barhocker.
-Caterer
+===Caterer===
 Frage beim Caterer an sich mit dir am Vortag zu treffen und den Ablaufplan vor Ort durchzusprechen. Wo was wie stehen wird, wie die Leute zum Essen gelangen, Stauraum etc.
 Markiere dabei die Essensvarianten am besten oberhalb der jeweiligen Ausgabebereiche.
+===Am Tag===
+==Café Lounge==
+Kaffee kochen! Du bist die erste Person auf der Messe! Deine allererste Amtshandlung ist es die Kaffeemaschinen einzuschalten und die erste Ladung Kaffee zu kochen!
+==Servierwägen==
+Gestaltung: Mach dir einen Plan wie du die Servierwägen gestalten möchtest, diese sollten funktional (genug Platz für frische/alte Tassen, Medium/Still Wasser, Kaffee, Milchvarianten, Becher für Marken und Speisen beinhalten) sowie optisch ansprechend. Bestücke diese, so dass der Kunde sehen kann, was es für eine Auswahl gibt, gestalte Markierungen damit auch die Bedienungen sehen was wo liegt.
+Angebotsswitch: Beachte die Frühstückszeiten und lasse danach das Sortiment umräumen, genauso wie dann zum Nachmittag hin mit Süßspeisen.
+Tassen: Ganz wichtig ist zu erwähnen das wir keine Möglichkeit haben die Tassen zu reinigen und es auch zur Liebe der Umwelt nicht machen möchten, daher sind die Aussteller darauf hinzuweisen die Tassen den ganzen Tag über zu benutzen.
+Bereiche: Gebe den Unterschiedlichen Servierwägen ihre Strecke vor! Leider hat das in Eigenständigkeit noch nie funktioniert, dass diese sich selbst aufteilen.
+==Afterparty==
+Nach offiziellem Messeende bieten wir den Vertretern der Firmen eine Afterparty an. Dies dient zum connecten und zum Ausklingeln lassen. Dabei wird eine halbe stunde vor Messeende die Café Lounge zur Afterparty umgebaut. Sämtliche Stehtische werden durch Bierbänke aus dem Catering Bereich ersetzt. Der Getränkeausschank muss dafür sein Sortiment mit Bier und anderen Softgetränken aus dem Kühlanhänger bestücken.
+Falls möglich kreiere zwei verschiedene Getränkelisten, eine für den Standardausschank und für die Afterparty. Musik ist auch nicht verkehrt. Rede mit den Technikern der Sparkassen Arena, ob man Musik abspielen kann.
+Frage bei den Studentenvereinen im vorherein an ob diese zur Afterparty ihre Beerpongtische dort aufbauen könnten.
+==Müll entsorgen==
+Schnappe dir in ruhigen Minuten drei Studenten, entweder von den Servierwägen oder der Café Lounge, bewaffne sie mit Handschuhen Müllbeuteln und einem Wagen und lasse sie die Mülleimer wechseln. Am besten einmal gegen Mittag, während dem Mittagsessen (kurz vor oder nach Schichtwechsel der Servierwägen) und einmal kurz vor dem Abbau.
+Unsere Gäste, sowie Aussteller lassen gerne alles stehen und liegen und dabei quillen die Mülleimer gerne über.
+Abbau
+Zum Abbau ist es nützlich sich die gleichen Studis zu holen, welche auch beim Aufbau mit dabei waren. Diese wissen wie der Hase läuft, wo welche Tische und Stühle hinmüssen und besonders welches Mobiliar vom Zulieferer auf welche Palette und wie geladen werden muss.
+Bei letzterem ist zu beachten, die gemachten Bilder an die Paletten zu kleben sowie in die WhatsApp Gruppen zu verschicken. Besonders beachtet müssen dabei die Hussen werden, da welche von der Hochschule, Sparkassen Arena und Sommerer bezogen werden. Zur Unterscheidung hilft dabei einmal die Farbe der Stoffe und die Fußpolster, welche bei allen unterschiedlich sind.
+Tische sind immer 15 Stück/Wagen, Stühle 16 Stück/Stapel,
+Stehtische Granitplatte-X-Beine 6 Stück/Wagen.
+Transport zur Hochschule
+Da dann doch viel Zeug wieder zurück muss, beauftrage ein Team von 4 Leuten die erste Fahrt durchzuführen. Am besten gleich alles, was in den Keller muss. Die restlichen Sachen kannst du derweil auch im Büro verstauen, für dieses haben wir auch einen 24h Zugang.
+Der Sprinter muss je nach Mietung am Abend oder nächsten Tag wieder zurück gebracht werden.
+==Am nächsten Tag==
+Restliche Utensilien zusammen sammeln, welche am Vortag noch über geblieben sind. Helfer putzen auch mal nicht ordentlich die Verkaufstresen, daher schau das du noch Putzmittel zum Reinigen hast.
+Plane dir dafür am besten 3-4 Studenten ein, die dir dabei ca. 3h zur Verfügung stehen.
+Dankfeier für die Helfer
+Nach den abgegebenen Präsentationen und der geglückten Messe, wollen wir uns bei den ganzen Helfern bedanken. Dies machen wir in der Regel mit einem Dankesgrillen. Dabei wieder Fleisch, Gemüse, Getränke etc. einkaufen, eine vorab Umfrage über WhatsApp helfen dir dabei eine ungefähre Teilnehmeranzahl herauszufinden.
+Grill bekommst du von der STUV und für den Strom einmal beim Gebäudemanagement anfragen.
+Dieser Leitfaden darf und soll von jedem Leiter der Technik und Logistik, um hilfreiche Tipps und Tricks erweitert werden!