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Deine Aufgabe als Bereichsleiter für Technik und Logistik ist es für einen reibungslosen Ablauf der Messe zu Sorgen. Dazu gehört nicht nur die Einteilung der Studenten in ihre Arbeitsgruppen, sondern viel mehr im Vorfeld für die Bereitstellung des Mobiliars. Die Kalkulation und Hochrechnung der Verpflegung und dessen Bestellung. Damit du nicht gleich von Anfang am im Regen stehst, ist hier für dich ein Leitfaden, um die neue Herausforderung meistern zu können.

Um die freiwilligen Studenten zu motivieren, veranstalten wir jedes Wintersemester eine Welcome Aktion. Beim ersten Kick-Off stellen wir den Studenten die einzelnen Bereiche vor, erstellen die jeweiligen und machen ein Gruppenfoto, um eine Verbundenheit zu schaffen. Eine Option wäre es dabei, weil es auch zum Winter passt, Glühwein auszuschenken und Lebkuchen bereit zu stellen. Denke beim Glühwein auch an Kinderpunsch. Bei 50 Teilnehmern trinkt nicht jeder eine Tasse (1x Tasse 125ml). Daher sind 5l Glühwein und Kinderpunsch ausreichen. Lebkuchen nach Bauchgefühl.

Sämtliche Mengen sind im Excel-Tool („XXX“) hinterlegt. Diese bitte jedes Jahr pflegen und neue Lieferanten mit Kontakt hinterlegen.

Brauhaus Landshut, die Messe ist vertraglich ans Brauhaus gebunden, daher gibt es dort keine Alternative. Frage beim Brauhaus nach der aktuellen Preis- und Angebotsliste an. Von Ihnen benötigen wir nicht nur Getränke, sondern auch Biertische, Kühlanhänger etc.

Catering: Für das Mittagessen der Aussteller und mitwirkenden Studenten, ist es notwendig dir mindestens von zwei am besten vier Caterern ein Angebot geben zu lassen. Achte beim Anschreiben auf Datum und eine ungefähre Angabe der Portionen, sowie die Variationen der Essen. Jeweils Zwei Fleisch, Vegetarische Gerichte und gegeben falls nach einer Salat Variante. Bei einem langen Messetag müssen es nicht unbedingt deftige Gerichte sein, die nur schwer im Magen liegen. Café Lounge: Um das passende Frühstück oder nachmittags für eine Süßspeise sollte gesorgt werden. Dabei ist einer der wichtigsten Ansprechpartner der Mensaleiter. Von Ihm beziehen wir nicht nur Belegte Semmeln oder Croissants, sondern auch Kaffeebehälter, Servierwägen etc. Vergewissere dich die Inventurliste zu pflegen und jegliche Artikel im Keller in den Boxen „Café Lounge“ aufzufüllen welche zur Neige gehen. Mobiliar Sommerer erstmalig anfragen und genaue Bestellung erfolgt dann über die fertigen Buchungen. Immer etwas Puffer einplanen. Nicht nach genauer Bestellanzahl von Ausstellern orientieren, sondern nach Platz von Artikel auf Paletten. Am Tag der Messe gibt es dann immer noch Nachbestellungen, welche durch einen kleinen Puffer an Mobiliar aufgefangen werden können. Hochschule Die Hochschule stellt uns mehrere Arten von Möbel, wenn man die Hausmeister nett darum fragt. Wichtig hierbei ist die Absprache mit Susann! Da wir die Gegenstände offiziell von ihnen zum Mietpreis abnehmen müssten.

Vorbereitung vor der Messe In der Woche Lieferantenliste Vergewissere dich das jeder Lieferant über die Termine bescheid weiß und erstelle eine Liste, wann welcher Lieferant anliefert bzw. seine Waren wieder abholt. Großeinkauf Gehe zeitgemäß ein paar Tage im Vorfeld für die Messe einkaufen. Nimm dir dazu die Inventarliste Café Lounge zur Hilfe, um die Punkte abhacken zu können. Logistik Vorbereitung Organisiere dir ein paar Helfer und richte alles im Büro und im Keller so her, dass die Gegenstände am Vortag mit einem Sprinter abgeholt werden können.

Am Vortag Transport Büro Keller Wichtig hier ist es eine Vertrauenswürdige Person zu finden, welche freiwillig Fahrten in einem gemieteten Sprinter von der Hochschule zur Sparkassen Arena übernimmt. Hiermit werden sämtliche Utensilien der Hochschule, aus dem Büro und dem Keller transportiert. Lasse diesen Sprinter von dieser Person in der Früh holen. Du selbst wirst in der Sparkassen Arena gebraucht. Aufbau Bevor sich die Studis zum Verteilen aufmachen, mache von jedem Trolli und Palette vom Zulieferer Fotos, dies dient der Unterscheidung der vielen verschiedenen Mobiliare und hilft dir beim Abbau, diese wieder richtig einzuordnen. Bilde mit den Studis Zweier Gruppen und teile ihnen dann die Inventar Listen aus. Überlege dir im vorherein, wie du wen für was einsetzt. Am besten fängst du an die Stühle und Tische zu verteilen, diese sind alle von der SparkassenArena. Achte bei der Verteilung der Stehtische, diese nach Gängen/Gebieten auszugeben. Das gleiche gilt auch für die Hussen sowie für die Barhocker.

Caterer Frage beim Caterer an sich mit dir am Vortag zu treffen und den Ablaufplan vor Ort durchzusprechen. Wo was wie stehen wird, wie die Leute zum Essen gelangen, Stauraum etc. Markiere dabei die Essensvarianten am besten oberhalb der jeweiligen Ausgabebereiche.